社内システム開発で業務効率化！システム導入の背景や構築の選択肢とは

業務効率化の必要性

業務効率化には大きなメリットがあります。最も期待できるのが「コスト削減」と「生産性向上」です。

さらに、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで、以下のようなメリットも生まれます。

• 従業員の残業削減
• アイデア出しやスキルアップの時間確保
• 従業員のエンゲージメント向上による離職率低下

つまり、業務効率化は組織の底力を高め、社会の変化に柔軟に対応できる体制と、積極的な行動力のある従業員を確保することにもつながります。

言い換えれば、業務効率化はイノベーションを生み出す力のある組織を作ることが目的なのです。

属人化リスクの排除

社内システムを導入することで、業務の属人化リスクを排除でき、効率的な業務運営が可能になります。

属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない状態を指します。こうした属人化が起きると、以下のようなデメリットがあります。

• 業務効率の低下
• 業務の停滞リスク
• 品質の不安定化
• 適正な評価が困難
• ナレッジ・ノウハウの蓄積ができない

社内システムを導入することで、業務手順を標準化・マニュアル化できるため、属人化リスクを回避できます。また、業務データの一元管理やワークフロー管理機能により、業務の進捗を可視化し、品質改善や評価の適正化にも役立ちます。

ビジネス環境の変化への対応力強化

ビジネス環境は日々変化しており、企業はその変化に対応する力が求められます。例えば以下のような変化があります。

• 新型コロナウイルス感染症の影響による、リモートワークの普及
• デジタル化の進展によるペーパーレス化の必要性
• 顧客ニーズの多様化

このような変化に適切に対応するためには、社内システムの導入が有効です。社内システムを構築・活用することで、場所を選ばずに業務が行えるようになったり、ペーパーレス化が進んだり、顧客データの一元管理が可能になるなど、変化に強い体制を築くことができます。

データベース管理システム

社内業務の効率化や属人化リスクの排除などの目的で、データベース管理システムの導入が求められます。このシステムでは、顧客情報や商品情報、受注情報などの大量のデータを一元的に管理できるようになります。

従業員一人ひとりがExcelで管理するのではなく、サーバー上の共有データベースに情報を集約することで、以下のようなメリットが生まれます。

• 最新の情報を社内で共有できる
• データの重複や矛盾がなくなる
• バックアップが容易になり、データ消失リスクが低減する

データベース管理システムの導入により、業務の効率化と属人化リスクの排除が可能になり、ビジネス環境の変化に強くなれます。

顧客管理システム（CRM）

顧客管理システム（CRM）は、企業が顧客との関係を構築・維持・発展させるために活用するシステムです。顧客の基本情報から購買履歴、過去のやり取りまで一元管理できるため、適切なタイミングでアプローチを行うことが可能になります。

主な機能は以下のとおりです。

顧客管理機能

顧客の基本情報、過去の購買履歴、コミュニケーション履歴などを一元管理

メール配信機能

顧客へのメール配信とそのステータス管理が可能

外部サービス連携機能

他の業務システムやWebサービスと連携して顧客データを活用

このように、顧客との関係性を効果的に管理することで、ロイヤルカスタマーの維持や新規顧客の獲得が期待できます。

ワークフロー管理システム

ワークフロー管理システムは、業務の流れを可視化・自動化することで、効率的な業務遂行を実現します。具体的には、以下のようなメリットがあります。

• 業務の標準化・ルール化で属人化リスクを排除
• 各工程の進捗状況を一元管理でき、遅延の早期発見が可能
• 承認ルートの自動化で、手作業による手戻りリスクを低減

導入に際しては、業務フローの整理・見直しが欠かせません。また、利用者の利便性を高めるためUI／UXの工夫も重要です。さらに、他システムとの連携を意識しながら、全社的な業務効率化につなげることが大切です。

その他の業務支援システム

企業によっては独自の業務プロセスがあるため、汎用的な業務システムだけでは足りない場合があります。そこで、以下のような専用システムを導入して業務効率化を図ることが重要です。

• 受発注管理システム
• 在庫管理システム
• 生産管理システム
• 人事給与システム

これらのシステムを導入することで、企業ごとの固有の業務を効率化し、生産性の向上を実現できます。ただし、導入にあたっては現場のニーズを正確に把握し、システム間の連携も考慮する必要があります。

自社開発

社内システムの構築方法として、自社の社員が中心となって開発を行う「自社開発」があります。自社開発の大きなメリットは、以下の2点です。

• 自社の業務ニーズをダイレクトに反映できる
• 変更や追加開発がスムーズにできる

一方で、システム開発に長けた人材の確保や、開発に専従できるリソースの確保が課題となります。

パッケージソフト導入

パッケージソフトとは、標準的な業務に合わせて製品化されたシステムを導入する方法です。初期費用を抑えられ、導入までの期間も短縮できるメリットがあります。一方で、自社の業務をシステムに合わせる必要が生じる可能性があり、ユーザーが使いこなすまでに時間がかかるデメリットもあります。

また、ライセンス料などのランニングコストがかさむ傾向にあります。

外注開発

社内システムの開発を外部に委託する選択肢として、「外注開発」があります。外注開発には以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット

• 開発リソースを自社で確保する必要がない
• 専門的なスキルとノウハウを持つ外部の技術者を活用できる
• 開発後のシステムの保守・運用もベンダーにお願いできる

デメリット

• 費用が割高になる場合がある
• 社内に開発スキルやノウハウが蓄積しない
• 1社のベンダーに依存するリスク（ベンダーロックイン）がある

このように外注開発には課題もありますが、綿密なコミュニケーションを取ることでスムーズな開発が可能となります。

社内システム開発による業務効率化を成功させるポイント

社内システム開発による業務効率化を成功させるためには、以下のポイントに注意を払う必要があります。

現場ニーズの的確な把握

業務効率化のための社内システムを実際に使用するのは現場の社員です。彼らの声を丁寧に聞き取り、ニーズを正確に把握することが重要です。

運用コストの見積もり

社内システム開発時のコストだけでなく、運用・保守にかかる継続的なコストも考慮しましょう。

専門家の活用

効率化のための社内システム開発には専門的な知識が必要です。社内に適切な人材がいない場合は、外部の専門家を活用することも検討しましょう。

これらのポイントを押さえることで、社内システム開発による業務効率化の成功確率を高めることができます。

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