【社内システム導入】システム開発の外注化のメリット・デメリット

システム開発の外注化のメリット

外部の専門知識・技術が活用できる

社内にシステム開発の専門家がいない場合、外部の専門業者に開発を外注することで、高度な技術や知識を活用することができます。

特に以下のような場合に、外部の専門家の力を借りるメリットがあります。

• 最新の技術を使ったシステム開発が必要な場合
• 自社では経験の少ない分野のシステムを構築する必要がある場合
• 短期間で高度な技術を内製化するのが難しい場合

専門業者は同種の案件を複数経験しているため、効率的な開発が期待できます。また自社にはない知見を活用できるため、より高い品質のシステムを構築できる可能性があります。

自社リソースを集中できる

システム開発の外注化により、自社の人的・物的リソースをコア業務に集中させることができます。

システム開発には以下のようなリソースが必要です。

• 人材（プロジェクトリーダー、システムエンジニア、プログラマーなど）
• 機器（開発用端末、サーバーなど）
• ツール（開発環境、テスト環境など）

これらのリソースを社内に確保し続けるのは大きな負担となります。しかし、外注化することで社内リソースを開発業務に割く必要がなくなり、自社のコア業務に集中できるようになります。

コスト削減が期待できる

外注化すれば、人件費や機器・ソフトウェア購入費などの固定コストを抑えることができます。自社で開発を行う場合、これらの固定費用が大きな負担となりますが、外部のベンダーに業務を委託することで、必要な分だけコストを抑えることができるのです。特に、システム開発の規模が大きくなるほど膨大な人件費がかかりますが、外注化ならより少ない人員で対応できるため、大幅なコスト削減が見込めます。

システム開発の外注化のデメリット

セキュリティリスクの増加

システム開発を外注する際の課題として、セキュリティリスクの増加が挙げられます。外注先の企業では、自社の機密情報や重要データを扱うことになるため、情報漏洩のリスクが高まります。

そのため、外注先企業の情報管理体制が適切かどうかをよく確認する必要があります。具体的には以下の点に注意しましょう。

• 情報管理規程の有無
• 情報セキュリティ対策の実施状況
• 従業員教育の実施状況
• 過去の情報漏洩事例

外注先企業の情報管理体制が不十分な場合、機密情報漏洩のリスクが高まります。事前の綿密な確認と、外注先企業への指導が重要となります。

要件の伝達ミスのリスク

システム開発における最も重要な作業の一つが「要件定義」です。ユーザーの要望を正しく理解し、開発側に確実に伝えることが成功のカギとなります。

外注開発の場合、要件を正確に伝達できなければ、以下のようなリスクが生じます。

• 開発側の誤解から、要件を満たせないシステムができてしまう
• 開発途中で要件変更が生じ、納期遅延や追加コストが発生する

このリスクを回避するには、ユーザー企業と開発会社の綿密なコミュニケーションが不可欠です。要件定義書の読み合わせや、定期的な進捗報告会を設けるなどして、お互いの認識のズレを防ぐ必要があります。

納期遅延のリスク

外注先の開発体制や技術力によっては、約束の納期に間に合わないリスクがあります。開発作業に遅れが生じた場合、以下のような事態が考えられます。

• 開発期間の延長→追加の外注費用が発生
• リリース時期のずれ込み→予定の運用開始が遅れる

納期遅延は、予算超過や業務へのダメージにもつながりかねません。外注先の開発実績を確認し、信頼できるベンダーを選ぶことが重要です。

追加コスト発生の可能性

外注先との契約内容や要件の明確化が不十分だと、当初の見積もりを上回る追加コストが発生する可能性があります。例えば以下のような場合が考えられます。

• 要件定義の変更による追加作業発生
• セキュリティ強化のための追加工程が必要
• 納期遅れによるペナルティ発生
• 保守運用費の見積もり不足

このように、外注開発では綿密な打ち合わせと要件の明確化が重要です。追加コストを未然に防ぐためには、以下のような対策が有効です。

• 契約内容や見積もりの確認を徹底
• 要件定義を具体的に固める
• 定期的な進捗確認とフォロー

外注開発では、予期せぬ追加コストの発生を最小限に抑えるため、契約内容や要件定義を綿密に確認し、適切な外注先を選定する必要があります。

業務ヒアリングで聞かれそうなことをまとめる

ヒアリングでは以下のポイントを意識した業務内容のヒアリングを行います。

• なぜ社内システム開発をするのか？：システム化の背景や目的
• 何の社内システム開発をするのか？：改善したい課題やポイント
• どこを社内システムにするのか？：開発範囲
• 社内システムを使うのは誰か？：利用者や運用者
• いつまでに作ればいいのか？：納期
• 社内システムをどのように実現するのか？：実現方法
• 社内システム開発はいくらで作ればいいのか？：予算

現状の把握

現行システムの仕様確認と、足りない点を洗い出します。

要件定義内容の認識共有

基本設計に入る前に要件定義の読み合わせなどを行い、ステークホルダー間で認識のすり合わせを行います。

スケジュール共有

スケジュールや社内システム開発のロードマップに関する情報を決定し、共有する

明確な要件定義

システム開発の最も重要な工程が「要件定義」です。この段階で、発注者側とベンダー側で要求事項の解釈にズレがあると、その後の設計・開発工程で大きな手戻りが発生してしまいます。

そのため、発注者側は以下の点に留意し、要求事項を明確に定義する必要があります。

• 実際のシステム利用者の要求を丁寧に洗い出す
• 必要な資料を漏れなく提出
• ベンダー側との打ち合わせに主体的に参加
• 要求の解釈にズレがないか相互に確認

発注者とベンダーが綿密にコミュニケーションを取り、双方の解釈のズレを事前に解消することが、後工程の手戻りリスクを最小限に抑える秘訣となります。

適切な外注先の選定

適切な外注先の選定は、外注を成功させるためのカギとなります。外注先の選び方のポイントを以下に示します。

• 開発実績や技術力を確認する
• 参考価格を確認し、適正な価格かどうかを見極める
• 社内にいないスキルを持つベンダーを選ぶ
• 日本語対応力、コミュニケーション力の高いベンダーを選ぶ
• 同業他社での採用実績があるベンダーを選ぶ

開発実績や技術力、コミュニケーション力などを総合的に判断し、自社の要件に最も適したベンダーを選ぶことが重要です。

綿密な打ち合わせとフォロー

外注開発を成功に導くには、発注者と受注者の間で綿密な打ち合わせが不可欠です。

要件定義から設計・開発・テストの各フェーズにおいて、定期的な進捗報告会を開催することが重要です。発注者側は受注先への質問や確認事項を逐次伝達し、受注先側もその都度回答するなど、双方向のコミュニケーションを密に行う必要があります。

また、開発の進捗にあわせて、

• 仕様変更の有無
• 追加コスト負担の可否
• リリース期日の遵守

など、契約内容との齟齬がないかを都度確認する必要があります。

契約内容の確認

システム開発を外注する際は、契約内容を入念に確認しましょう。開発の範囲や納期、成果物の内容、追加費用の有無、メンテナンス体制など、重要な項目を見落とすことなく精査する必要があります。

例えば、以下の点に注意が必要です。

開発範囲の明確化

機能、規模、スコープなどを詳細に定める

納期と納品物の確認

フェーズごとの納期と納品物を明記

保守運用体制の確認

保守・運用費用の支払い条件、期間など

契約内容を事前に十分に吟味し、疑問点は外注先と協議を重ねて解決しておきましょう。契約不備による追加費用や納期遅延を防ぐためにも、契約内容の確認は重要です。

社内システム開発・導入におけるコスト削減戦略

社内システムの開発・導入を効率的に進めるには、コスト削減と投資対効果の最大化が重要です。以下、具体的な戦略をご紹介します。

社内システム開発の目的を明確にする

開発の目的を明確にすることで、不要な機能の実装を避けられます。

社内システム導入の計画を綿密に立てる

実装する機能や開発スケジュールなどの計画を綿密に立てます。ただし、計画に固執しすぎず、柔軟な対応も必要です。

社内システム開発におけるノンコア業務の外注

誰がやっても問題ないレベルの業務は、外注を活用します。外注によって社内の負担を減らし、重要な業務に集中できます。

社内でできる業務は内製化する

自社内でできる業務は極力社内で行います。外注を減らすことで、コストを抑えられます。

これらの戦略を組み合わせることで、社内システム開発・導入における効率的な予算管理と投資対効果の最大化が実現できます。ただし、コスト削減に偏重しすぎると品質低下のリスクもあるため、バランスの取れた判断が求められます。

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